Dinas KPP Gelar Edukasi Penataan dan Penyusutan Arsip

Nganjuk, PING- Demi ketertiban arsip dan menjaga aset negara, Dinas Ketahanan dan Perikanan (DKPP) Kabupaten Nganjuk menggelar 'Sosialisasi Penataan dan Penyusutan Arsip pada Dinas Ketahanan Pangan dan Perikanan Kabupaten Nganjuk', di Aula DKPP pada Senin (18/12/2023). 

Nampak hadir diantaranya, Kepala Bidang dan Kasubbag DKPP, narasumber dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) Kabupaten Nganjuk, serta karyawan/karyawati DKPP Nganjuk.

Kepala Bidang Perikanan drh. Novi Eka Fatmawati mewakili Kepala Dinas KPP Jusuf Satrio Wibowo, berkesempatan memberikan sambutan sekaligus membuka acara. Dia mengucapkan rasa terima kasihnya kepada narasumber dan seluruh pihak terkait atas kesediaanya menghadiri acara tersebut.

Baca Juga : Jalankan Program Gerakan Pangan Murah, Pemkab Nganjuk Sukses Kendalikan Inflasi Daerah

Pihaknya berharap, dengan terselenggaranya kegiatan tersebut dapat menambah ilmu para pegawai Dinas KPP dalam hal penataan dan penyusutan arsip. Sehingga, arsip-arsip yang ada di Dinas KPP dapat tertata rapi dan terorganisir dengan baik.

"Kami mengucapkan banyak terima kasih atas kehadirannya untuk mengikuti kegiatan penataan dan penyusutan arsip ini. Semoga dengan kegiatan ini Dinas KPP semakin teratur arsipnya, semakin baik mulai dari bidang sekretariat, bidang ketahanan pangan hingga bidang perikanan," tuturnya.

Sementara itu, Damari selaku Arsiparis Madya Dinas Arpus, memaparkan materi tentang pengelolaan kearsipan. Menurutnya, arsip merupakan hal yang sangat penting dan harus disimpan rapi sesuai dengan klasifikasinya.

Baca Juga : Jelang Akhir Tahun 2023, Pemda Diminta Waspadai Pengendalian Inflasi di Masing-masing Daerah

"Kearsipan saat ini menjadi barang yang banyak dicari. Kita sejak dilahirkan sampai dengan akhir hayat menghasilkan arsip mulai dari akta kelahiran, ijazah, Kartu Tanda Penduduk, hingga akta kematian," ujarnya.

Tujuan penyelenggaraan kearsipan, disampaikan Damari telah tertuang dalam pasal 3 UU 43 Tahun 2009. Yang didalamnya menjamin terciptanya arsip yang baik dan benar, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang handal, menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan rakyat, menjamin keamanan dan keselamatan arsip, menjamin keselamatan aset negara, serta menjamin peningkatan kualitas pelayanan publik.

Sedangkan fungsi arsip yang tertata rapi yakni, untuk perencanaan, pelayanan publik, alat bukti pertanggungjawaban, perlindungan batas wilayah, penyelamatan aset, serta memori organisasi. "Arsip itu pada kondisi tertentu menjadi pembela kita. Mengelola kearsipan membutuhkan keuletan, kesabaran, ketelitian," ungkapnya.

Dalam penataan arsip, Damari menyebut ada ruang lingkup pengelolaannya yang meliputi arsip dinamis dan arsip statis. Ruang lingkup pengelolaan arsip negara arsip dinamis (arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif) yang digunakan secara terus menerus dan menjadi tanggungjawab pencipta arsip. Kemudian ada arsip statis menjadi tanggungjawab lembaga kearsipan ANRI, ARDAPROV, ARDAKAB/KOT, APT.

Baca Juga : Peringati Hari Kunjung Perpustakaan, Dinas Arpus Kenalkan Gedung Baru Perpustakaan Daerah Nganjuk

"Lalu juga ada instrumen wajib pengelolaan arsip dinamis (4 pilar) meliputi tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip (JRA), sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, keempatnya harus sinergi dan terintegrasi. Penataan arsip aktif sering disebut dengan istilah penataan berkas (filling system) ada 5 sistem penataan berkas yaitu berdasarkan abjad, berdasarkan angka, berdasarkan wilayah, berdasarkan masalah, berdasarkan urutan tanggal," lanjutnya.

Penataan arsip juga harus sesuai dengan prosedur penataan berkas, mulai dari tahap pemeriksaan, menentukan indeks/judul/title, memberikan kode sesuai dengan klasifikasinya, menempatkan arsip pada folder, meletakkan folder pada filling cabinet, dibuat daftar berkas.

Sedangkan untuk penyusutan arsip, dijelaskan Damari merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Damari membagi menjadi 3 poin, yaitu pemindahan (dipindahkan dari perangkat daerah satu ke perangkat daerah lain), pemusnahan (dilakukan pada arsip yang tidak memiliki nilai guna disesuaikan dengan tingkat kepentingan/urgently), dan penyerahan (dari perangkat daerah yang menjadi arsip statis diserahkan ke lembaga kearsipan). 

Baca Juga : Sukses Kenalkan Layanan Martabak, Perpustakaan Umum Nganjuk Rame Pengunjung

"Untuk menyusutkan arsip harus ada daftar arsip aktif yang terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas. Penentuan tindakan penyusutan arsip tersebut juga harus disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingan arsip itu sendiri. Misalnya, pemusnahan arsip, ini bisa dilakukan jika arsip tersebut sudah tidak memiliki nilai guna lagi," tutupnya.(Yos/Zk)